Penting! Ini 10 Fasilitas Meeting Room yang Harus Ada

Memilih ruangan yang nyaman untuk rapat memang perlu dipertimbangkan dengan benar. Tapi di samping itu, fasilitas meeting room harus diperhatikan. Karena fasilitas yang disediakan penting untuk menunjang kebutuhan selama rapat.

Jika fasilitasnya lengkap, sudah pasti kegiatan rapat bisa berjalan efektif. Keuntungan lainnya yaitu klien yang diajak meeting merasa diterima dan dihargai. Ini bisa jadi langkah untuk meningkatkan kredibilitas bisnis di mata mitra kerja.

Selain itu, keberadaan fasilitas yang lengkap juga memberikan kemudahan dalam menyampaikan materi maupun brainstorming. Jadi sebaiknya buat daftar apa saja yang harus dipenuhi. Lihat 10 fasilitas yang diperlukan saat meeting berikut ini:

1. Koneksi Wi-Fi yang Memadai

Fasilitas pertama yang harus ada di ruang rapat adalah koneksi internet. Tentunya dengan kualitas memadai untuk dipakai semua peserta rapat. Apalagi jika banyak yang mengaksesnya.

Terlebih lagi di masa modern ini semua diakses menggunakan internet. Walaupun kebanyakan materi presentasi untuk rapat sudah offline, karena disimpan dalam flashdisk. Tapi terkadang ada kondisi yang memaksa untuk menggunakan Wi-Fi.

Misalkan saat rapat harus membuka data dari luar, seperti melihat email untuk melakukan follow up. Bisa juga melakukan video call mendadak dengan pihak yang tidak bisa hadir. Begitu pula ketika perlu referensi tambahan dari internet.

2. Akses Listrik yang Memadai

Fasilitas meeting room selanjutnya yang diperlukan adalah akses listrik dengan kapasitas memadai. Banyak alat untuk rapat yang penggunaannya harus disambungkan ke listrik. Mulai dari laptop, proyektor, charger HP, hingga sound system.

Untuk semua pemakaian tersebut, kapasitas listrik harus mampu memenuhi. Jangan sampai karena tidak dapat memenuhi kebutuhan, tiba-tiba padam di tengah rapat. Selain merepotkan, ini bisa menurunkan kredibilitas.

3. Tersedia Papan Tulis dan Spidol

Papan tulis beserta spidol jadi dua fasilitas ruang meeting yang tidak boleh dilupakan. Walaupun zaman sudah canggih, keduanya harus tetap disediakan. Karena ada kondisi yang memerlukan pencatatan dengan media tersebut.

Pada presentasi atau brainstorming yang disampaikan saat rapat, terkadang ada pembahasan yang perlu diperluas konsepnya. Dalam hal ini pasti perlu membuat coretan yang hanya dapat dilakukan di papan tulis. Jadi semua peserta bisa meninjaunya bersama.

Apabila tidak ada papan tulis, pasti kesulitan untuk menjelaskan materi rapat dengan lebih detail. Dalam hal ini juga perlu didukung oleh stok spidol memadai. Lebih bagus lagi menyediakan beberapa warna spidol lengkap dengan penghapus.

4. Mesin Fotocopy

Mungkin fasilitas meeting room yang satu ini tidak terlalu signifikan. Tapi akan lebih baik jika di kantor tersedia mesin fotocopy. Jika sewaktu-waktu perlu memperbanyak dokumen untuk rapat tidak perlu keluar kantor.

Kalau menggunakan ruangan yang disewa dari tempat lain, sebaiknya tanyakan fasilitas ini. Karena ada beberapa penyedia yang tidak menyertakan mesin fotocopy dalam paketnya. Nanti ketika harus menyebar materi ke peserta rapat lain pastinya kerepotan.

5. Terdapat Proyektor

Paling penting dari fasilitas ruang rapat lainnya adalah proyektor. Akan sangat merepotkan jika di ruangan tersebut tidak ada alat ini. Sebab materi rapat, baik berupa teks maupun PowerPoint bisa disampaikan ke peserta lain dengan memproyeksikannya.

Untuk jenis proyektor pilih yang modern dan biasa digunakan. Pastikan pihak yang diberi tanggung jawab untuk presentasi materi bisa mengoperasikannya. Data-data yang ada di laptop harus dapat tersampaikan dengan baik kepada klien.

Sebagai tambahan, jangan lupa siapkan satu buah sound system. Untuk meeting skala kecil mungkin tidak diperlukan. Tapi kalau pesertanya banyak dan di ruangan yang luas, suara harus dapat didengar semua yang ikut rapat.

6. Memiliki Gorden atau Penutup Jendela

Fasilitas meeting room berikutnya adalah gorden. Mengapa ini perlu diperhatikan dalam ruangan rapat? Karena terkadang ada satu pembahasan yang memerlukan privasi.

Mungkin tidak jadi permasalahan kalau rapat dilakukan di kantor sendiri. Sebab sebelumnya dapat diatur mengenai privasi peserta maupun materi meeting nantinya. Tapi jika menyewa ruangan di luar, harus memintanya dalam paket order.

Terlebih lagi kalau ruangan yang dipilih berkonsep open space atau terbuka. Konsep tersebut memang sedang tren, tapi sedikit tricky. Ketika rapat sebaiknya menyiapkan gorden apabila sewaktu-waktu diperlukan membahas materi penting dan rahasia.

7. Meja Kursi yang Nyaman

Kenyamanan peserta rapat menjadi hal yang harus diutamakan. Terutama kalau meeting tersebut diikuti oleh klien penting dari luar kota. Ketika kesan yang diterima tidak bagus, akan berpengaruh pada kredibilitas perusahaan.

Kondisi rapat sebenarnya juga mempengaruhi tingkat penerimaan peserta. Ketika yang hadir tidak merasa nyaman, pasti kesulitan menerima presentasi yang disampaikan. Akibatnya terjadi gagal komunikasi.

Untuk menghadirkan kenyamanan tersebut, selain dari desain ruangan, pemilihan furnitur juga penting. Menggunakan meja yang kokoh akan menunjang kelancaran meeting. Begitu pula jika kursi yang diduduki tidak mudah membuat lelah.

8. Keamanan yang Terjamin

Baik meeting di kantor sendiri atau di luar, keamanan harus diperhatikan. Terlebih lagi kalau menyewa ruangan di tempat umum. Ketika banyak pihak yang ikut mengakses lokasi tersebut, tingkat keamanan juga semakin rawan.

Pastikan bahwa di ruangan meeting terdapat CCTV di setiap sudutnya. Ini akan memberikan pemantauan dan langsung tahu ketika ada hal janggal. Siapkan juga security guide di pintu depan.

Petugas keamanan diperlukan untuk membantu memeriksa identitas peserta meeting yang memang diizinkan masuk. Selain itu juga dapat melakukan screening terhadap barang bawaan. Ini akan meminimalisir pelanggaran hukum dan etika.

9. Makanan yang Beragam

Fasilitas meeting room berikutnya yang sering diabaikan adalah soal konsumsi. Padahal, makanan yang diberikan kepada peserta rapat sangat penting. Bukan hanya dari rasa, tapi juga keanekaragamannya.

Apabila makanan yang disediakan banyak jenisnya, klien maupun peserta rapat lain bisa leluasa memilih. Jadi tidak perlu jauh-jauh membelinya di luar, lebih baik lagi saat coffee break memberikan pilihan minuman sesuai keinginan peserta.

Fasilitas lain yang penting adalah air mineral. Pastikan ini tersedia di meja rapat. Terlebih saat meeting berjalan lama, jangan sungkan-sungkan memberikan satu botol air mineral tanggung. Selain menyegarkan, juga bisa mengembalikan fokus ketika mulai bosan.

10. Lokasi yang Strategis

Terakhir untuk diperhatikan pemilik perusahaan adalah soal lokasi meeting. Rapat tidak harus selalu dilakukan di dalam kantor. Bisa mencari suasana yang beda dengan menyewa satu meeting room di luar. Tapi selain memperhatikan paket fasilitas dan desain ruangan, lokasi jadi poin utama untuk dipertimbangkan.

Pihak yang mengadakan rapat harus memilih tempat yang strategis. Kemudahan akses jadi hal penting dari semuanya. Klien atau peserta lain yang diundang dalam rapat akan merasa dihargai jika bisa menuju lokasi dengan mudah. Apalagi kalau berada di kawasan bergengsi. Misalkan di pusat kota dan dekat tempat umum lain.

Itulah daftar fasilitas meeting room yang perlu disiapkan. Penting sekali bagi perusahaan memperhatikan keberadaan fasilitas. Semuanya harus dipastikan ada dan lengkap. Ketika mencari ruangan di luar, pilih penyedia yang menawarkan fasilitas lengkap di meeting room. Hal ini penting untuk keberhasilan bisnis. Selain itu juga meningkatkan kredibilitas di mata klien.

Jika Anda sedang mencari meeting room yang sesuai dengan kebutuhan dengan fasilitas lengkap, coba cari di Workfrom! Di sana, Anda akan menemukan berbagai pilihan meeting room dengan harga dan fasilitas yang beragam.

Workfrom juga menyediakan pilihan ruangan antor atau coworking space untuk setiap pekerjaan dan Anda pasti akan menemukan tempat yang cocok untuk meningkatkan produktivitas dan kenyamanan kerja Anda. Jadi, mulailah mencari sekarang dan temukan kantor, coworking space, atau meeting room yang sesuai dengan kebutuhan Anda di Workfrom!