Virtual Office Jakarta: Solusi Bisnis Efisien di Ibukota

Kemajuan zaman yang gesit mengarah pada dunia kerja yang semakin efektif. Contohnya saja penggunaan virtual office Jakarta yang semakin marak. Sebagai ibukota, Jakarta mengalami kemajuan pesat dengan menghadirkan kantor virtual sebagai sarana untuk mewadahi aktivitas bekerja.

Konsep ini mungkin masih asing bagi banyak orang, namun kedepannya akan semakin banyak digunakan. Terlebih sejak pandemi mendatangi masyarakat dunia, banyak hal yang tadinya dilakukan secara offline beralih ke dunia online. Begitu juga dengan kantor.

Apa Itu Virtual Office?

Sebelum membahas lebih jauh, sudahkah mengetahui tentang virtual office itu sendiri? Virtual office merupakan fasilitas yang menyediakan penyewaan kantor dengan bentuk virtual. Artinya, penyewa berhak untuk memiliki alamat kantor tersebut, namun bukan dalam bentuk ruangan fisik.

Meski kantornya berbentuk virtual, namun banyak fasilitas yang memadai sehingga kegiatan perkantoran/bisnis dapat berlangsung dengan baik. Semua fasilitas ini didukung oleh kecanggihan teknologi. Jadi selama memiliki koneksi internet yang memadai, bisa memanfaatkan fasilitasnya.

Contohnya layanan resepsionis, surat menyurat, pemakaian ruang meeting, telepon beserta extension. Ini bisa membantu perusahaan dalam melakukan berbagai tugas meski tidak bertatap muka secara langsung. Bahkan ada juga ruangan untuk podcast, khas pengusaha muda di zaman sekarang.

Pebisnis cukup menjalankan usahanya, sementara itu urusan operasional kantornya bisa dilakukan dengan fasilitas yang disediakan virtual office. Bila disimpulkan, kantor yang sifatnya virtual bisa dimanfaatkan semua fasilitasnya tanpa harus mengunjungi alamat itu sendiri.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office di Jakarta

Ada banyak hal yang membuat kantor virtual sangat diminati masyarakat, terutama pebisnis di area Jakarta. Bagaimana tidak? Hal ini karena tidak perlu kebingungan menghadapi macet yang sangat padat di ibukota. Ada banyak keuntungan dari pemakaian virtual office, antara lain:

• Biaya lebih rendah. Virtual office Jakarta sangat cocok bagi perusahaan baru, sehingga bisa memulai usahanya dengan biaya terjangkau.
• Fleksibilitas mengatur waktu. Cocok bagi perusahaan yang karyawannya tidak begitu banyak. Tentu lebih mudah mengaturnya karena dapat bekerja secara remote (di berbagai lokasi). Begitu juga waktu untuk bekerja yang bisa disesuaikan dengan tugasnya masing-masing.
• Bisa menggunakan lokasi mana saja. Misalnya mengadakan pertemuan di berbagai tempat untuk penghematan. Namun tetap memiliki alamat perusahaan yang legal di area komersial. Dengan begitu pengurusan izin perusahaannya lebih mudah.
• Mudah mengakses sumber daya untuk keperluan bisnis. Contohnya teknologi, ruangan untuk rapat, dan fasilitas lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.
• Meminimalisir penularan penyakit. Covid-19 memang mulai mereda, namun bukan berarti risikonya hilang sama sekali. Dengan berkantor secara virtual, dapat mengurangi resiko terjadinya penularan Covid-19 karena mayoritas dilakukan di tempat masing-masing.
• Proses setup kantor virtual yang lebih cepat, kurang lebih 10 menit saja. Tahapnya pun singkat, hanya meminta proposal, membayar invoice, kemudian sign digital.

Fasilitas dan Layanan yang Ditawarkan Oleh Provider Virtual Office di Jakarta

Cukup banyak penyedia kantor virtual saat ini, khususnya di Jakarta. Namun sebagai pemilik usaha tetap harus jeli untuk memutuskan mana pilihan yang tepat untuk kebutuhannya. Cari informasi lengkap terkait penyedia jasa tersebut, sehingga bisa mendapatkan fasilitas yang memadai.

Salah satu rekomendasinya adalah Infiniti Office. Melalui blog resminya, penyedia virtual office terdekat ini memaparkan dengan lengkap apa saja fasilitas yang ditawarkan. Berikut beberapa fasilitasnya:

1. Lokasi Bisnis Prestisius

Memiliki kantor atau perusahaan di daerah prestisius dan strategis menjadi harapan banyak orang. Sebab, berdampak positif ke pengembangan usaha. Ini bisa didapatkan dengan menyewa kantor virtual. Jadi, pemilik usaha tetap memiliki alamat kantor di daerah bisnis prestisius.

Citra perusahaan bisa lebih baik daripada perusahaan lainnya di bidang serupa. Tidak dipungkiri bahwa lokasi termasuk faktor yang meningkatkan kepercayaan calon konsumen. Sebab, berada di wilayah strategis yang dikenal banyak orang.

2. Nomor Telepon dan Resepsionis Virtual

Dengan menyewa layanan virtual office di Jakarta, perusahaan akan mendapatkan nomor telepon lokal. Jadi, pelanggan tetap bisa menghubungi nomor ini secara langsung jika memerlukan bantuan atau hendak mengajukan pertanyaan.

Bahkan perusahaan berhak untuk mendapatkan lima nomor sekaligus sebagai extension. Jadi, bisa langsung dihubungkan ke tim masing-masing. Misalnya ingin menghubungi bagian administrasi atau marketing, tergantung kebutuhan.

Ada juga fasilitas berupa resepsionis virtual. Ini merupakan keunggulan lainnya yang ditawarkan kantor virtual. Resepsionis bisa diatur untuk menjawab dan memberikan informasi tertentu secara otomatis.

3. Pengelolaan paket dan surat

Dokumen-dokumen penting seperti surat, pengelolaan paket yang akan dikirim, dan sebagainya sangat penting untuk menunjang kinerja perusahaan. Mulai dari pemesanan, persiapan barang, hingga pengiriman, semuanya bisa diproses dengan lancar dan aman.

Begitu juga dengan surat. Layanan untuk mengirim dan menerima surat dilengkapi notifikasi yang bersifat real time. Dengan begitu, bisa langsung mendapatkan informasi apabila terdapat surat yang ditujukan untuk perusahaan.

4. Tanda Tangan Digital

Dukungan teknologi yang terdapat di virtual office sangat memadai, bahkan tidak pernah terpikirkan sebelumnya. Contoh nyatanya adalah tanda tangan yang bersifat digital. Biasanya, orang terpaksa keluar rumah karena ada dokumen penting yang harus ditandatangani secara langsung.

Namun dengan adanya kantor virtual, semua proses penandatanganan bisa dilakukan secara online, tidak perlu bertatap muka. Sehingga tidak menghabiskan banyak waktu, biaya, dan energi untuk berangkat menuju kantor.

5. Akses Ruangan untuk Rapat dan Bekerja Secara Fleksibel

Ini merupakan fasilitas yang sangat penting untuk operasional perusahaan. Walaupun hanya mendaftar satu alamat kantor virtual, perusahaan bebas mengakses dan menggunakan ruangan meeting. Infiniti Office misalnya, penyedia virtual office di Jakarta Selatan, Timur, Barat, maupun Pusat.

6. Live Streaming dan Podcast

Fasilitas streaming serta podcast sangat dibutuhkan untuk kebutuhan bisnis zaman sekarang. Jika memilih virtual office Jakarta Selatan yang terpercaya, fasilitas ini pasti disediakan. Sehingga dapat melakukan meeting atau live streaming dari berbagai tempat.

Tentunya dilengkapi dengan kamera, sound, set up untuk lighting, dan dukungan lainnya yang membuat perusahaan semakin profesional. Dengan begitu, penonton yang menyaksikan streaming ini bisa menonton dengan nyaman dan merasakan profesionalitas perusahaan tersebut.

Keamanan dan Privasi dalam Menggunakan Virtual Office

Sebelumnya telah dijelaskan apa saja fasilitas yang didapatkan dengan menggunakan kantor virtual. Namun banyak juga yang ragu untuk menggunakan kantor seperti ini karena dianggap tidak berwujud langsung. Mereka khawatir terkait keamanan serta privasi bisnis, apakah tetap terjaga.

Memang, ada banyak hal sensitif ketika menjalankan sebuah usaha. Mulai dari keamanan data, kepatuhan regulasi, hingga enkripsi pesan. Perlu ada standar keamanan data yang memadai, sehingga informasi tersebut tidak jatuh ke sembarang orang.

Sekarang banyak layanan kantor virtual yang menyediakan loker penyimpanan khusus. Artinya, tidak ada yang dapat membuka data ini selain yang memiliki akses saja. Misalnya di Infiniti Office, perusahaan yang memakai paket Medium bisa menggunakan pengamanan ini.

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan mengenai virtual office Jakarta, harapannya pelaku usaha dapat melakukan pertimbangan matang terkait penggunaan fasilitas ini. Dari segi keuntungan jauh lebih fleksibel dan hemat daripada kantor offline.

Begitu juga dengan banyaknya fasilitas yang ditawarkan. Sehingga perusahaan memiliki peluang yang terbuka untuk mencoba berbagai opsi dalam pengembangan usahanya. Misalnya mencoba podcast, streaming, dan strategi pengiriman yang lebih efektif.

Sangat disarankan bagi pebisnis masa kini untuk memakai virtual office yang efisien dan fleksibel untuk keperluan bisnisnya. Virtual office di Jakarta sangat banyak, sehingga pastikan memilih dengan bijak. Contohnya Infiniti Office, salah satu penyedia kantor virtual terbaik.