Peralatan Kantor dan Fungsinya, Tingkatkan Efisiensi Kerja!

Bekerja di kantor perlu diiringi dengan peralatan yang memadai. Penting untuk mengetahui peralatan kantor dan fungsinya sehingga bisa memilah dan memanfaatkan apa saja yang memang benar-benar dibutuhkan.

Kehadiran peralatan kantor sangat penting untuk menunjang kelancaran pekerjaan di kantor. Manfaat utamanya tentu meningkatkan efisiensi kerja. Hal yang tadinya sulit dilakukan, bisa dimudahkan dengan bantuan peralatan kantor.

Sayangnya, masih banyak yang belum benar-benar paham tentang jenis alat kantor, fungsi, hingga tips memilihnya. Pembahasan ini akan menjelaskannya lebih detail:

Jenis-jenis Peralatan Kantor

Seringkali peralatan kantor disamakan dengan perlengkapan kantor, namun kedua hal ini berbeda. Agar tidak tertukar, perlu mengetahui perbedaan keduanya. Peralatan kantor dan fungsinya cukup beragam, termasuk merupakan benda-benda dengan ukuran cenderung besar dan bersifat jangka panjang.

Sementara itu, perlengkapan kantor mencakup barang-barang kecil yang fungsinya membantu aktivitas sehari-hari perkantoran. Contoh paling mudahnya adalah alat tulis khususnya pulpen, yang akan di stok kembali setiap bulan apabila habis.

Harga dari peralatan kantor relatif lebih mahal, namun keduanya sangat penting dan saling melengkapi. Semuanya memerlukan perawatan sehingga penggunaannya awet, dan hemat pengeluaran kantor. Kali ini akan dibahas jenis-jenis dari peralatan kantor, yakni:

1. Perangkat Komputer

Jenis yang pertama berhubungan dengan komputer. Saat ini hampir semua kantor memiliki komputer atau laptop, alat penting yang penting untuk meningkatkan efisiensi kerja. Peralatan yang berkaitan dengan komputer ini antara lain scanner, printer beserta tinta, mesin fotokopi, dan software pendukung.

2. Peralatan Komunikasi

Berikutnya ada peralatan yang fungsi utamanya adalah komunikasi. Setiap kantor wajib memiliki alat komunikasi sehingga dapat terhubung dengan pihak luar, khususnya konsumen/pelanggan/klien. Alat komunikasi wajibnya seperti telepon, kemudian fax, serta email dan video conference.

3. Peralatan Penyimpanan

Peralatan kantor dan fungsinya sebagai penyimpanan amat penting. Setiap kantor tentu memiliki file, stopmap, berkas, dan sebagainya yang perlu dipilah dengan teliti agar dapat dibedakan sesuai jenisnya. Dalam hal ini dibutuhkan penyimpanan yang bersifat fisik maupun non-fisik.

Contoh tempat penyimpanan yang bersifat fisik misalnya lemari arsip, brankas, serta laci-laci. Kemudian ada yang bersifat non-fisik, banyak ditemukan di kantor modern. Contohnya hardisk dan flashdisk. Ada juga Cloud Storage hingga Google Drive yang bisa diakses langsung dari smartphone.

4. Peralatan Presentasi

Aspek penting lainnya yang diperlukan di kantor adalah peralatan untuk presentasi. Presentasi paling banyak dilakukan pada saat rapat, yang tujuannya mempermudah dalam menyampaikan ide, analisa, laporan, dan banyak lainnya.

Untuk kebutuhan presentasi ini diperlukan peralatan yang memadai. Beberapa di antaranya seperti proyektor serta LCD proyeksinya. Kemudian untuk yang bersifat lebih spontan dan tidak memakai alat elektronik bisa menggunakan papan tulis (whiteboard).

5. Peralatan Lainnya

Di bagian peralatan lainnya, ada banyak benda yang sudah sewajarnya ada di semua kantor. Hampir tidak ada kantor yang belum memiliki kursi kantor dan meja kantor. Keduanya merupakan item wajib yang dapat membantu pelaksanaan pekerjaan.

Peralatan kantor apa saja yang termasuk di sini? Ada juga penghancur kertas yang cukup umum ditemukan di banyak kantor. Dengan penghancur ini, sampah kertas akan lebih mudah untuk dibuang dan tidak memakan banyak tempat. Bisa juga menambahkan kalkulator untuk perhitungan transaksi dan mesin absensi.

Selain itu, peralatan yang umum digunakan lainnya adalah mesin cetak selain printer, yang berfungsi untuk mencetak dokumen atau materi yang diperlukan. Selain itu, terdapat juga pembolong kertas yang biasanya terbuat dari besi atau plastik, yang digunakan untuk melubangi dokumen atau kertas.

Fungsi-fungsi Peralatan dan Perlengkapan kantor

Sebelumnya telah dibahas sekilas tentang peralatan kantor dan perlengkapan kantor, serta apa saja jenis-jenis peralatannya. Tidak hanya mencari tahu jenis peralatannya, keberfungsian masing-masing juga perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa fungsi utama yang dapat dijadikan bahan pertimbangan:

1. Meningkatkan Produktivitas

Produktivitas memegang peran kunci dalam menjalankan sebuah perusahaan. Secara definisi, produktivitas merupakan kemampuan seseorang, perusahaan, atau sistem untuk menghasilkan produk ataupun jasa.

Mencapai produktivitas bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan begitu saja. Perlu ada kesiapan secara internal maupun eksternal. Jika melihat dari segi eksternal, peralatan yang memadai di kantor dapat membantu meningkatkan produktivitas ini.

Dengan peralatan yang cukup memadai, bisa membuat banyak pekerjaan lebih efisien sehingga mengarah pada peningkatan produktivitas.

2. Meningkatkan Kecepatan Kerja

Peralatan kantor dan fungsinya dapat digunakan sesuai kebutuhan, dan salah satu manfaatnya adalah meningkatkan kecepatan saat bekerja. Meski kecepatan bukan faktor utama, namun peralatan yang mencukupi bisa membantu pekerjaan lebih cepat selesai dengan tetap menjaga kualitas.

3. Meningkatkan Kualitas Hasil Kerja

Peralatan kantor beserta fungsinya jika dimanfaatkan dengan baik dapat meningkatkan kualitas dari hasil kerja. Kualitas yang baik akan berdampak ke banyak hal, mulai dari hubungan baik tim hingga kepercayaan tinggi dari klien.

4. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

Jika peralatan mencukupi, komunikasi serta kolaborasi antar karyawan bisa dijembatani dengan baik. Komunikasi sangat penting dalam menjaga kesehatan lingkungan kerja, sehingga semuanya dapat saling berkolaborasi sesuai peran masing-masing.

5. Meningkatkan Efisiensi Biaya

Jika membahas peralatan kantor dan fungsinya, tidak terlepas dari manfaatnya yakni efisiensi biaya. Apabila peralatannya memadai dan dimanfaatkan dengan optimal, beberapa biaya bisa diminimalisir dibandingkan sebelumnya.

Tips Memilih Peralatan Kantor yang Tepat

Ada banyak jenis peralatan kantor modern yang bisa didapatkan dengan mudah dan digunakan segera. Meski begitu, pemilihan peralatan ini sebaiknya jangan dilakukan sembarang. Perlu ada pertimbangan matang, seperti hal-hal berikut:

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan dan Anggaran

Poin utamanya tentu saja menyesuaikan kebutuhan serta anggaran. Hindari hanya berfokus pada salah satunya saja. Kebutuhan setiap kantor berbeda, begitu juga dengan anggaran yang dimiliki.

Keduanya harus saling berkesinambungan agar tidak terjadi kelebihan anggaran. Meski ingin efisien dari segi anggaran, tidak boleh sampai mengorbankan kebutuhan.

Tinggal bagaimana pandai-pandai mengatur dan menyeleksi. Apa peralatan yang memang diperlukan dan tidak. Kemudian membandingkan harga dengan kualitas yang masih cukup baik untuk jangka panjang.

2. Cari Referensi dan Ulasan Produk

Perkaya informasi terkait barang yang hendak digunakan di kantor. Peralatan kantor dan kegunaannya tidak akan berjalan maksimal jika asal memilih produk. Untuk mengatasi produk berkualitas buruk, bacalah ulasan terkait produknya di tempat membeli.

3. Pertimbangkan Kualitas dan Garansi Produk

Gali informasi tentang kualitas dari suatu produk sehingga mendapatkan fungsi optimalnya. Tidak lupa pastikan bahwa produk tersebut memiliki garansi. Dengan begitu, jika suatu hari terjadi kerusakan bisa segera diperbaiki tanpa mengeluarkan biaya tambahan.

4. Perhatikan Desain dan Fungsi yang Ergonomis

Amati desain dari sebuah peralatan sebelum membelinya. Desain turut berpengaruh terhadap cara kerja sebuah peralatan. Kembali lagi semuanya kembali ke selera dan kebutuhan masing-masing.

Ada desain yang lebih pas di tipe pekerjaan tertentu, dan sebagainya. Dari segi fungsi juga sebaiknya bersifat ergonomis.

Yang dimaksud ergonomis yaitu interaksi antar manusia dengan peralatan yang terdapat di sekitarnya. Sebagai contoh, peralatan yang efisien tidak mengharuskan manusia melakukan gerakan berulang, yang dapat menyebabkan ototnya menegang saat bekerja.

Kesimpulan

Demikian informasi tentang peralatan kantor dan fungsinya yang dapat digunakan sebagai bahan referensi. Ada banyak aspek yang patut menjadi perhatian sebelum memilih peralatan yang hendak diletakkan di kantor. Utamakan fungsi, bukan gengsi.

Untuk info lainnya tentang kantor dan seluk beluknya, langsung saja cek situs Workfrom sekarang!