Sewa Ruang Meeting: Tips Pilih Lokasi dan Harga yang Tepat

Banyak perusahaan memilih untuk menyewa ruang rapat atau office meeting room sebagai opsi untuk mendukung kelancaran aktivitas bisnis mereka. Keberadaan ruangan khusus untuk meeting (pertemuan) yang fasilitasnya memadai sangat ideal untuk perusahaan.

Namun, terdapat keterbatasan ruang meeting yang menjadi kendala bagi banyak perusahaan. Sebagai alternatif, mereka harus mengadakan pertemuan di luar kantor.

Kabar baiknya, sekarang sudah tersedia banyak tempat untuk pertemuan dengan kemudahan akses serta harga terjangkau. Penting untuk melakukan penyesuaian lokasi serta harga untuk kenyamanan bersama. Seperti apa?

Pertimbangan Dalam Memilih Lokasi Ruang Meeting

Dewasa ini, ketersediaan ruang meeting di luar kantor cukup banyak menarik perhatian. Tidak perlu menyiapkan fasilitas sendiri, semuanya sudah tersedia sesuai dengan kebutuhan yang telah didiskusikan dan disepakati. Jenis ruangan atau space yang disewakan juga beragam, sehingga dapat menyesuaikan.

Meski pilihan yang tersedia banyak, perusahaan yang masih belum pernah menyewa ruangan mungkin merasa bingung dalam pemilihannya. Untuk mengatasi kebimbangan ini, berikut adalah beberapa faktor penting untuk dipertimbangkan saat memilih tempat meeting:

1. Aksesibilitas

Poin utama dalam mencari lokasi untuk meeting adalah aksesibilitas yang baik. Yang dimaksud dengan aksesibilitas yakni kemudahannya untuk didatangi dan ketersediaan akses ke berbagai kebutuhan. Misalnya dekat dengan perkantoran, ATM, pusat perbelanjaan, dan sebagainya.

Lokasi meeting sebaiknya mudah untuk diakses dengan beragam transportasi. Mulai dari transportasi umum, pribadi, dan lainnya. Akan lebih efisien jika tempat pertemuannya mudah ditemukan, apalagi jika kebanyakan peserta rapatnya adalah orang dari luar, bukan pegawai kantor.

2. Lingkungan Sekitar

Kondisi lingkungan sekitar wajib menjadi bahan pertimbangan sebelum memutuskan apakah tempat tersebut akan digunakan untuk pertemuan. Terutama berkaitan dengan kebersihan dan keamanan. Pastikan keamanannya mencukupi sehingga meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan peserta yang akan menghadiri pertemuan.

3. Fasilitas Ruang Meeting

Fasilitas memegang peran penting untuk mendukung kelancaran pertemuan. Cari informasi selengkapnya terkait fasilitas yang disediakan di ruang meeting. Dengan fasilitas memadai, banyak keuntungan bisa didapatkan oleh orang yang menyewanya.

Ada beberapa layanan yang sebaiknya harus tersedia. WiFi dengan kecepatan stabil, sound system, papan tulis, ruang tunggu, toilet yang bersih, AC, kantin, dan sebagainya. Kembali lagi, semua bisa dikurangi atau ditambah sesuai kebutuhan, yang penting pastikan semuanya fasilitasnya dalam kondisi baik.

4. Keberadaan Ruang Meeting di Gedung Perkantoran atau Hotel

Pertimbangkan pemilihan tempat, apakah ingin menyewa tempat yang ada dalam gedung perkantoran ataukah hotel. Bisa disesuaikan dengan jumlah hingga tipe peserta yang hadir, budget, hingga tema pertemuannya. Masing-masing memiliki nilai unggulnya sendiri.

Tips Memilih Harga Sewa Ruang Meeting yang Tepat

Dalam mencari ruangan untuk meeting, harga termasuk aspek krusial yang perlu menjadi perhatian utama. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia, harganya pun bervariasi. Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan untuk memilih harganya:

1. Sesuaikan dengan Anggaran

Baik sewa ruang meeting harian, mingguan, atau jam, semuanya memerlukan anggaran yang cukup. Pastikan sudah mengidentifikasi berapa anggaran yang dimiliki, setelah itu barulah mencari opsi ruang meeting di kisaran harga yang sesuai anggaran.

2. Cari Informasi Mengenai Harga Sewa Ruang Meeting di Sekitar Anda

Perbanyak informasi seputar harga ruangan meeting yang berada di sekitar lokasi kantor. Dengan begitu, opsinya tidak akan terlalu luas dan masih mudah untuk dijangkau. Dari berbagai pilihan yang tersedia, carilah yang paling sesuai dengan tujuan dan efisiensi meeting.

3. Jangan Terlalu Tergiur dengan Harga Murah

Benar bahwa harga yang murah banyak menarik perhatian, namun jangan sampai menjadi satu-satunya pertimbangan. Ada berbagai faktor yang berkontribusi dalam pemilihan ruang meeting. Semuanya saling melengkapi. Bagus jika harganya murah, namun tidak bijak jika mengabaikan aspek penting lainnya.

4. Cari Tahu Apakah Ada Promo atau Diskon Saat Anda Memesan

Setelah menemukan tempat yang sekiranya paling pas untuk kebutuhan meeting, cari tahu apakah terdapat diskon atau promo tertentu. Dengan jeli mencari informasi terkait promo, beberapa biaya bisa diminimalisir dan disesuaikan kembali.

Bandingkan Harga Sewa Ruang Meeting di Beberapa Lokasi Populer

Melakukan perbandingan tidak kalah pentingnya, karena banyak orang hanya terpaku pada satu opsi. Padahal, banyak pilihan yang bisa jadi lebih mampu memenuhi keperluan meeting serta ramah harga. Kali ini ada berbagai opsi harga yang ditawarkan di wilayah tertentu:

1. Harga Sewa Ruang Meeting di Jakarta

Sewa ruang meeting Jakarta memiliki harga yang berbeda, tergantung kapasitas, fasilitas, hingga masa sewanya. Berdasarkan informasi dari xwork.co, salah satu penyedia sewa tempat meeting di Jakarta, harga sewa berkisar mulai 40 sampai 100 ribu per jamnya.

Ada juga yang menyediakan harga paket, contohnya 1.2 juta untuk delapan jam pertemuan sekaligus. Kembali lagi ini tergantung dengan kebijakan penyedia jasa. Pelaku usaha dapat menyesuaikan dengan anggaran serta nuansa yang ingin dihadirkan dalam pertemuannya.

2. Harga Sewa Ruang Meeting di Jakarta Selatan

Berikutnya ada harga untuk sewa ruang meeting Jakarta Selatan. Tidak jauh berbeda dengan Jakarta pada umumnya, kisaran harganya bervariasi tergantung kapasitas ruangan hingga fasilitasnya.

Mulai dari 40 ribu untuk kapasitas dua orang, hingga 1 juta ke atas untuk yang lebih besar. Semakin besar kapasitas ruangan yang diperlukan, maka harganya akan bertambah pula. Semuanya dapat disesuaikan dengan yang diperlukan.

3. Harga Sewa Ruang Meeting di Bandung

Bagi yang hendak menyewa ruangan untuk meeting di wilayah Bandung, proporsi harganya akan sedikit berbeda. Ada yang menawarkan 550 ribu untuk sehari, 300 ribu untuk setengah hari dan ketentuan lainnya. Angka tersebut cukup terjangkau untuk perusahaan yang sedang merintis.

Tips Agar Membuat Sewa Ruang Meeting Lebih Mudah

Bagi yang belum pernah atau tidak terbiasa dengan sewa menyewa, jangan khawatir. Saat ini untuk menyewa ruang meeting semakin dimudahkan. Ada berbagai tips yang bisa dicoba untuk memudahkan persewaan ruang meeting, di antaranya:

1. Pilih Penyedia Jasa Penyewaan Ruang Meeting yang Terpercaya

Pilihlah jasa penyewaan dengan reputasi baik, terpercaya, dan berpengalaman. Cari informasi dari berbagai sumber sebagai referensi lebih lanjut. Baca ulasan yang diberikan oleh orang-orang yang sudah pernah menyewa tempat di sana sebelumnya.

2. Pesan Ruang Meeting Jauh-jauh Hari

Jika sudah menemukan jadwal pertemuan, jangan ragu untuk memesan ruang meeting sejak jauh hari. Sebab, tidak dipungkiri cukup banyak perusahaan yang memerlukan ruang meeting. Agar jadwalnya tidak diambil orang lain, segera pesan pada tanggal yang ditentukan.

3. Komunikasikan Kebutuhan Anda Secara Jelas Kepada Penyedia Jasa

Jelaskan dengan detail apa saja yang sekiranya dibutuhkan dalam pertemuan. Dengan begitu, perusahaan penyedia jasa bisa melakukan penyesuaian. Mulai dari kapasitas ruangan, fasilitas yang disediakan, pilihan harga, dan sebagainya.

Kesimpulan

Demikian informasi seputar sewa meeting room. Mulai dari faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi, tips memilih, hingga harganya. Agar bisa menjalankan meeting dengan optimal, pemilihan tempat sebaiknya dilakukan dengan menyeluruh.

Untuk insight menarik tentang sewa ruang meeting yang tepat, atau sewa kantor yang sesuai dengan kebutuhan, Anda bisa cek Workfrom sekarang!