Mengenal Jenis-jenis Meeting Room dan Fungsinya dalam Bisnis

Urusan kantor merupakan hal yang penting, terkadang jadwal meeting kerap diadakan mendadak. Untuk urusan mendesak, tentunya meeting room perlu dimiliki dalam suatu office. Ada beberapa jenis meeting room yang bisa diaplikasikan.

jenis ruang rapat perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Jangan sampai salah memilih ruang meeting, ini tentu mengakibatkan tatanan kantor menjadi berantakan. Berikut penjelasan terkait jenis-jenis dari meeting room tersebut:

Jenis-jenis Meeting Room yang Perlu Diketahui

Setiap meeting room set up hadir dengan konsep dan desain berbeda-beda, terutama dari segi penataan tempat duduk. Mengetahui berbagai meeting room set up styles tentunya akan memperbanyak referensi. Berikut daftar desain meeting room:

1. Conference Room atau Boardroom

Konsep Boardroom lebih cocok jika dikhususkan untuk peserta rapat yang tidak terlalu banyak. Oleh sebab itu, ruang meeting yang dibutuhkan juga tidak terlalu luas. Pilihan meeting room setting ini membuat interaksi peserta lebih mudah.

Pada style Boardroom, bangku dibuat berhadapan, sehingga peserta dapat memperhatikan pembicara dengan maksimal. Tatanan meja Boardroom biasanya digunakan untuk tipe meeting eksklusif, misalnya rapat direksi, komite, dan VVIP.

2. U-Shape

Setting U-Shaped memang paling umum dipakai pada ruang pertemuan. Sebab, pola U-Shaped membuat seluruh peserta rapat mudah terlihat. Apalagi tatanan kursi yang sengaja dibuat berhadapan seperti membentuk abjad U.

Biasanya setting meja meeting bentuk U dipakai pada rapat yang terdiri banyak orang, misalnya 20 karyawan. Bentuk tatanan meja dan kursi membuat pembicara mudah melihat seluruh peserta, sehingga interaksi berjalan lancar.

U-Shaped lebih mengedepankan konsep kekeluargaan dalam rapat, sebab posisi duduk setiap karyawan dibuat bersebelahan. Untuk mewujudkan design U-Shaped tentu dibutuhkan ruangan yang cukup besar agar tatanannya sempurna.

3. Teater

Untuk kebutuhan rapat dengan anggota yang lebih banyak, maka bentuk Teater bisa menjadi pilihan. Teater merupakan meeting room style set ups, yang hampir menyerupai Classroom. Perbedaannya terletak pada jalan tengah yang memisahkan bangku.

Jalan tengah berguna sebagai alternatif untuk memudahkan peserta saat menuju tempat duduk. Biasanya tipe Teater diterapkan untuk meja rapat di ruangan besar supaya bisa dikoordinir dengan mudah. Teater juga dapat menampung peserta lebih banyak.

Untuk menghindari adanya peserta rapat yang tidak fokus karena tempat duduk berada jauh di belakang. Biasanya tipe Teater diaplikasikan dengan menyediakan ruang yang besar, sound system, layar, dan pencahayaan yang tepat.

4. Classroom

Sesuai dengan namanya, Classroom adalah meeting room set up types yang mirip dengan ruang belajar. Tatanan meja dan kursi dibuat berjajar ke belakang, sehingga setiap peserta akan menghadap ke pembicara dengan optimal.

Kekurangan tipe Calssroom yaitu susah memenuhi kebutuhan setiap peserta rapat yang berada di bangku paling belakang. Karena jarak yang cukup jauh dengan pembicara, maka suara dan tampilan layar mungkin kurang terasa jelas.

Sementara untuk peserta yang duduk di barisan depan akan memiliki fokus yang lebih besar. Sebab, suara dan layar bisa diterima dengan jelas. Jika peserta depan melakukan mobilitas, maka peserta rapat di belakang akan terganggu.

5. Hollow Shape

Tipe meja rapat ini dibuat dengan menyusun meja berbentuk persegi panjang dengan beberapa kursi di bagian ujung. Pada beberapa acara yang menggunakan table set ini, umumnya dilengkapi meeting kit lengkap, seperti notepad, pulpen, air, dan seterusnya.

6. V Style

Tipe huruf V diaplikasikan dengan menambahkan alat peraga di bagian depan, sehingga audien bisa memperhatikan dengan jelas. Meja bentuk V merupakan variasi untuk acara meeting atau seminar.

Keuntungan menggunakan jenis meeting room V Style yaitu peserta bisa menghadap instruktur dengan jelas. Selain itu, instruktur atau pemberi materi memiliki ruang gerak yang luas untuk memandu jalankan meeting tersebut.

7. Melbourne Square Oblong

Untuk membentuk tipe Melbourne Square Oblong maka dibutuhkan beberapa meja yang diletakkan dalam satu ruangan. Jenis meja tersebut meliputi oblong table, quarter table, dan halfmoon table. Jika diperhatikan setting meja ini terlihat artistik.

Bukan hanya rapi, Melbourne Square Oblong juga memiliki sisi yang menampilkan kemegahan, sehingga cocok untuk rapat VVIP. Namun, keindahan dari jenis meeting room ini, tentu harus diimbangi dengan penataan yang tepat.

Agar ruang rapat lebih mewah, maka dapat dilengkapi dengan mini garden dengan suasana yang indah. Setting meja di Melbourne Square Oblong biasanya dibuat memanjang dengan batas tertentu. Kapasitasnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kantor.

8. Banquet

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fblog.fluidmeet.com%2Fwhats-the-difference-between-a-banquet-hall-meeting-room-and-event-space%2F&psig=AOvVaw0_zjqhT50uEzUbO1Xbr7js&ust=1696562088755000&source=images&cd=vfe&opi=89978449&ved=0CBEQjRxqFwoTCND_6bf43YEDFQAAAAAdAAAAABAD

Penataan meja kursi rapat seperti ini memang jarang digunakan di Indonesia. Namun, bukan tidak mungkin acara meeting mengaplikasikan penataan tipe Banquet. Penggunaan Banquet, mampu menampilkan tatanan eksklusif dan mewah.

Tidak hanya dapat digunakan dalam acara meeting, tipe Banquet juga dapat dipakai pada acara makan. Meeting room bertema Banquet memakan ruangan yang cukup lebar. Sebab, antar satu meja dengan yang lain memiliki jarak cukup jauh.

Sementara jenis meja yang dipakai berbentuk bundar dengan kapasitas antara 6-8 orang. Desain Banquet memungkinkan bounding dapat mendekatkan para peserta rapat. Sebab, pembagian duduk akan disesuaikan dengan divisi atau posisi jabatan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan saat Memilih Jenis Meeting Room

Pertemuan rekan bisnis baik internal maupun eksternal menjadi bagian penting dari perusahaan. Oleh sebab itu, pemilihan jenis meeting room juga harus melalui banyak pertimbangan. Berikut beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan desain ruang rapat:

1. Lihat Ketersediaan Fasilitas

Aspek ruangan bukanlah satu-satunya poin yang perlu diperhatikan dalam menentukan meeting room. Melainkan ada banyak fasilitas meeting room lain yang harus dipertimbangkan. Misalnya LCD, akses internet, listrik, toilet, kantin, dan seterusnya.

2. Periksa Jumlah Peserta

Sebelum meeting dilaksanakan, periksalah terlebih dahulu berapa jumlah peserta yang akan menghadirinya. Hal tersebut patut dicatat, agar bisa menyesuaikan dengan kebutuhan ruangan. Jumlah peserta, akan berpengaruh pada kapasitas ruang yang digunakan.

3. Cermati Harga

Mengevaluasi kebutuhan bisnis sangat penting agar dapat memperkirakan besar biaya yang dibutuhkan. Semakin luas dan lengkap fasilitas rapat yang tersedia, tentunya harga yang dikeluarkan juga lebih besar. Silahkan menimbang harga dengan fasilitas tersebut.

4  Lokasi

Bukan hanya fasilitas, tetapi pemilihan lokasi strategis juga sangat penting. Peserta rapat yang berasal dari luar kota mungkin kesulitan menjangkau lokasi jika susah ditemukan. Pemilihan lokasi juga perlu mempertimbangkan akses jalan dan transportasi yang memadai.

Kesimpulan

Meeting room berfungsi sebagai tempat yang memfasilitasi pertemuan rekan kerja baik internal hingga eksternal. Ada banyak jenis ruang rapat yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa referensi desain meja rapat tersebut:

• Boardroom
• U-shape
• Teater
• Classroom
• Hollow Shape
• V-style
• Melbourne Square Oblong
• Banquet

Pemilihan ruang meeting yang tepat membutuhkan berbagai pertimbangan. Beberapa diantaranya meliputi fasilitas yang akan disiapkan, jumlah peserta rapat, harga perlengkapan meeting, dan lokasi ruang. Melalui persiapan yang matang diharapkan meeting room sesuai kebutuhan bisnis.

Itulah penjelasan tentang berbagai jenis meeting room yang perlu dipertimbangkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Perhatikan beberapa faktor agar dapat memperoleh ruang meeting yang tepat. Ruang pertemuan yang nyaman adalah kunci membangun bisnis secara optimal.

Dengan Workfrom, Anda dapat dengan mudah mencari dan menyewa ruang rapat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Kami menyediakan berbagai pilihan sewa ruang rapat yang nyaman, menciptakan suasana ideal untuk pertemuan bisnis yang efektif dan produktif.

Tidak perlu lagi khawatir mencari tempat yang cocok untuk pertemuan Anda. Workfrom bisa membantu Anda menemukan meeting room yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda. Dengan akses mudah dan fasilitas yang lengkap, Anda dapat mengatur pertemuan Anda tanpa gangguan.

Temukan ruang rapat Anda sekarang dan buat pertemuan yang sukses bersama Workfrom!