7 Tips Penting dalam Memilih Rental Office

Bagi perusahaan startup maupun yang sudah lama, memilih rental office untuk berbisnis harus dilakukan dengan tepat. Hal tersebut dikarenakan sebagai tempat kerja, kantor harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan tersebut.

Yang dimaksud dengan rental office adalah ruangan untuk bekerja, yang dapat diakses dengan cara rental atau sewa. Banyak perusahaan yang saat ini menyewa ruangan perkantoran, karena biaya pembangunan kantor yang semakin mahal.

Sebab itu, kantor sewa akan sangat menghemat budget perusahaan. Apabila bingung bagaimana memilih kantor yang tepat, artikel ini akan memberikan tujuh tips penting dalam memilihnya. Ini dia ketujuh poin yang perlu dipertimbangkan:

1. Pertimbangan Lokasi

Seperti yang diketahui, bahwa penempatan kantor perlu menjadi bahan pertimbangan utama setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan posisi kantor akan memberikan citra, serta penilaian tambahan bagi klien maupun pegawai yang bekerja.

Idealnya, kantor yang disewa beralamatkan di lokasi yang strategis. Jika dilihat, banyak yang menyediakan rental office Jakarta, karena ibu kota tentunya merupakan kawasan strategis. Selain itu, juga ada faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan seperti:

• Akses menuju kantor sewa, seperti apa saja rute yang dapat ditempuh, atau bagaimana kondisi jalan di sekitar bangunan kantor tersebut. Hindari memilih lokasi yang rawan macet, karena akan sangat berdampak buruk.
• Tingkat keamanan di lokasi dimana bangunan kantor berdiri, misalnya jika lokasinya dekat dengan kantor polisi. Perusahaan juga perlu mementingkan keselamatan setiap pegawai dan klien yang datang.

2. Fasilitas dan Infrastruktur

Setiap penyedia rental office tentu menawarkan fasilitas yang berbeda-beda. Tidak hanya itu, kantor yang disewakan juga dapat memiliki infrastruktur yang sesuai dengan lokasi dimana bangunan berada.

Perusahaan perlu mempertimbangkan kedua aspek ini, karena sejatinya tidak ada yang mau menyewa kantor yang kurang lengkap. Maka itu, ada caranya untuk menilai fasilitas dan infrastruktur kantor sewa yang sesuai, yaitu:

• Fasilitas yang ada pada daerah sekitar kantor, mulai dari taman rekreasi, mall, penginapan, hingga aneka usaha. Pegawai yang selesai bekerja dapat langsung berekreasi di tempat-tempat tersebut.
• Transportasi umum yang dapat digunakan klien atau pegawai saat pergi ke kantor. Jika menggunakan kendaraan pribadi, maka setidaknya kantor memiliki area khusus parkir.
• Kualitas layanan air dan listrik yang tersedia di daerah dimana bangunan kantor berada. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan apakah area kantor memiliki resapan air, saat hujan deras.

3. Ukuran dan Ruang

Selain aspek di luar kantor, perusahaan juga perlu mempertimbangkan aspek di dalam kantor, seperti ukuran atau bentuk ruangannya. Umumnya, perusahaan menginginkan besar ruangan kantor yang sesuai dengan segala kebutuhan dan aktivitas.

Saat ini, banyak penyedia rental office building yang menawarkan bermacam ukuran tata ruang kantor sesuai dengan harganya. Jangan sampai menyewa ruangan yang terlalu besar atau kecil, karena akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan itu sendiri.

Lantas, bagaimana caranya mempertimbangkan ukuran kantor yang pas dengan kebutuhan? Hal utama yang bisa dinilai yaitu banyaknya jumlah pekerja. Apabila karyawan tidak terlalu banyak, maka sewalah kantor yang sesuai.

Selain itu, perusahaan juga bisa melihat seperti apa rental office design yang disewakan. Apakah ukuran tiap ruangan terpisah dengan sekat, atau konsepnya open office (ruang terbuka). Pilihlah yang sesuai dengan aktivitas dan pemakaian.

4. Harga dan Biaya

Tidak dapat dipungkiri, apabila keputusan memilih kantor sewa didasari oleh upaya penghematan budget perusahaan. Meski begitu, tidak semua kantor sewa memiliki harga atau biaya yang murah.

Namun perlu diperhatikan di sini, jika kantor rental yang murah belum tentu sesuai dengan yang diinginkan. Sebab itu, perusahaan perlu membuat pertimbangan dalam menentukan harga atau biaya sewa, misalnya:

• Pendapatan dan pengeluaran yang dimiliki perusahaan, apabila sudah beroperasi lama sebelum menyewa kantor.
• Fasilitas dalam yang disediakan, seperti alat perkantoran, pantry, pendingin ruangan, dan fasilitas penting lainnya.
• Anggaran yang saat ini dimiliki oleh perusahaan, apakah sudah cukup untuk menyewa kantor dengan fasilitas/lokasi yang diinginkan.

Apabila seandainya ingin lebih menghemat pengeluaran, perusahaan juga dapat mempertimbangkan sewa virtual office. Singkatnya, hanya alamat kantor saja yang dimiliki, namun seluruh aktivitas pegawai akan dilakukan secara digital/online.

5. Ketersediaan Layanan Tambahan

Siapa yang tidak menyukai fitur tambahan? Dalam memilih kantor sewa, terdapat juga pelayanan tambahan yang disediakan oleh penyedia. Meski sejatinya bukan hal wajib, namun tidak ada salahnya bagi perusahaan untuk mempertimbangkannya.

Mengenai layanan tambahan, ada hal-hal yang bisa dipertimbangkan. Misalnya seperti ekstra keamanan dengan instalasi CCTV, serta penjaga kantor secara gratis. Lingkungan yang aman, tentu dapat memberikan manfaat positif bagi perusahaan.

Selain itu, layanan jasa seperti pengurus surat (mail handler) dan office boy dapat menambah efektivitas dari kegiatan kerja. Perusahaan jadi tidak perlu mencari lagi orang yang bekerja dalam profesi tersebut.

Meski tidak semua penyedia rental office memilikinya, namun kehadiran area tambahan juga akan sangat berguna bagi perusahaan. Akan ada saat dimana perusahaan memerlukan area untuk kegiatan tertentu, atau ingin melakukan ekspansi.

6. Kebijakan dan Kontrak

Sebelum memutuskan untuk menyewa, ada baiknya perusahaan untuk melihat seperti apa ketentuan yang diberikan penyedia kantor rental. Jangan sampai menyesal, karena sudah terlanjur melayangkan tanda tangan di surat perjanjian tersebut.

Setiap perusahaan perlu mencermati setiap ketentuan pada kantor sewa, lalu pertimbangkan apa ada yang tidak sesuai dengan ideal perusahaan. Adapun hal-hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan saat menilai kebijakan kontrak yaitu:

• Apakah perusahaan mau menyewa kantor tersebut dalam jangka yang pendek atau panjang. Hal ini juga berguna memberikan kesadaran mengenai alokasi biaya perusahaan untuk kedepannya.
• Apakah kebijakan yang tertulis tidak memiliki poin yang bertentangan dengan keinginan perusahaan. Jika ada, maka kembali pertimbangkan apakah kantor tersebut sudah ideal dengan tujuan bisnis saat ini.
• Apakah semua fasilitas dan layanan yang diklaim sesuai dengan yang dipasarkan. Inilah alasan kuat mengapa perusahaan perlu melakukan riset terlebih dahulu mengenai penyedia kantor sewa.

7. Reputasi dan Review

Untuk yang terakhir, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kantor yang ingin disewa, berdasarkan yang menyewakannya. Jangankan kantor, apapun hal yang mau dibeli sebaiknya dipertimbangkan dengan melihat testimoni atau ulasan.

Setiap orang tentu tidak ingin berurusan dengan pihak yang kurang dipercaya, dan begitu juga dengan perusahaan. Sebab itu, ada baiknya untuk mempertimbangkan reputasi dan review penyedia kantor sewaan, dengan cara berikut:

• Gali informasi selengkapnya mengenai penyedia kantor sewa melalui situs resminya. Perusahaan dapat mencari melalui forum atau situs mengenai sewa properti seperti sewa office Jakarta.
• Hubungi relasi atau kenalan yang sebelumnya pernah menyewa kantor. Hal baiknya, perusahaan akan mendapatkan berbagai rekomendasi dengan kualitas yang bisa dipercaya.
• Mencari ulasan melalui Google My Business, atau Google Maps. Situs ini direkomendasikan karena alasannya lebih netral, dibandingkan testimoni dari situs resmi.

Kesimpulannya, memilih rental office yang tepat akan menyelamatkan perusahaan dari kesalahan yang berujung ke pengeluaran. Pastikan untuk mempertimbangkan lokasi strategis, fasilitas yang mumpuni, serta syarat dan ketentuannya.

Setelah memahami pengertian rental office, sudah selayaknya juga bagi perusahaan untuk mengerti bagaimana cara menentukannya. Selain tips di atas, perusahaan juga bisa berkonsultasi kepada yang sudah ahli dalam memilih kantor sewa.

Jika Anda sedang mencari kantor atau coworking space yang sesuai dengan kebutuhan Anda, coba cari di Workfrom! Di sana, Anda akan menemukan berbagai pilihan ruang kerja dengan harga dan fasilitas yang beragam.

Selalu ada ruangan untuk setiap pekerjaan dan Anda pasti akan menemukan tempat yang cocok untuk meningkatkan produktivitas dan kenyamanan kerja Anda. Jadi, mulailah mencari sekarang dan temukan kantor atau coworking space yang sesuai dengan kebutuhan Anda di Workfrom!