Apa itu Virtual Office? Berikut Cara Kerja dan Contohnya

Kemajuan teknologi semakin memudahkan para pebisnis pemula untuk mewujudkan kantor impian. Salah satunya dengan menggunakan virtual office. Pada penjelasan kali ini akan diuraikan tentang apa itu virtual office dan contohnya yang ada di Indonesia.

Kantor virtual saat ini, makin populer di kalangan pebisnis startup. Tidak heran memang, kenapa tipe office seperti itu menjadi pilihan. Sebab banyak keuntungan dibandingkan dengan kantor fisik atau konvensional.

Agar lebih paham, simak penjelasan berikut tentang apa yang dimaksud virtual office, cara kerjanya, dan keuntungan menggunakannya. Selain itu akan diberikan beberapa contoh kantor virtual yang ramai di Indonesia. Inilah uraian lengkapnya.

Pengertian Virtual Office

Pasti banyak yang bertanya virtual office atau kantor virtual itu apa? Sesuai namanya, ini merupakan bentuk kantor virtual yang lokasinya di dunia maya atau berbentuk aplikasi layanan perkantoran. Jadi pemilik bisnis dan pekerjanya bisa menyelesaikan tugas dari manapun.

Karena berbentuk virtual, penyewa tidak memiliki bangunan fisik seperti kantor konvensional. Tapi hanya mempunyai alamat dari office tersebut. Seluruh pengaturan operasional serta fungsional menggunakan teknologi komputer, sehingga dapat dikendalikan kapan saja.

Banyak pebisnis yang memilih kantor virtual dalam menjalankan usahanya. Beberapa kriteria perusahaan yang cocok dengan kantor ini yaitu:

• Hanya memerlukan alamat untuk perusahaannya.
• Ingin menghemat biaya operasional dan tidak mau ribet sewa kantor konvensional.
• Perusahaan yang ingin mengurangi jumlah staf operasional.
• Usaha yang dijalankan full dengan sistem remote working.

Jika berbicara tentang manfaat virtual office, tentu banyak sekali bagi perusahaan. Mulai dari tidak perlu keluar banyak budget untuk mendapatkan alamat perusahaan. Selain itu, dapat meningkatkan produktivitas dan fleksibilitas kerja.

Sudah pasti virtual office itu berbeda dan kantor fisik. Contohnya dalam hal biaya, yang mana di kantor fisik harus sewa/beli tanah, gedung, dan melakukan pengadaan. Sedangkan kantor virtual lebih murah karena cukup sewa alamat saja.

Cara Kerja Virtual Office

Setelah membahas pengertian virtual office dan manfaatnya, sekarang akan diterangkan mengenai cara kerjanya. Seperti yang sudah disebutkan, bahwa model kantor seperti ini hanya memungkinkan penyewa memiliki alamat dengan fitur layanan sebagai berikut:

• Video Conference. Cara kerja virtual office lebih efisien dan efektif karena sering melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan dengan video conference. Biasanya ini ketika rapat. Layanan ini memudahkan komunikasi dan kegiatan yang memerlukan koordinasi.
• Virtual Address. Penyewa akan mendapatkan alamat bisnis dan nomor telepon. Meski belum resmi dapat digunakan, tapi alamat virtual penting. Seperti saat ada pengguna internet yang ingin menghubungi, maka lewat email/telepon yang ditujukan ke alamat tersebut.
• Area Kerja Bersama. Cara kerja selanjutnya yaitu menggunakan area kerja bersama. Pemilik bisnis dan karyawan akan mendapatkan dukungan teknologi dan diberi akses ke area kerja bersama. Meskipun virtual, tetap tercipta suasana kerja dan bisa bersinergi.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

Sebelum membahas apa itu virtual office dan contohnya, akan dijelaskan mengenai keuntungannya bagi perusahaan. Untuk bisnis startup, tipe kantor ini memang jadi solusi yang menguntungkan. Inilah beberapa keuntungannya:

1. Hemat Biaya

Kenapa menyewa kantor virtual dikatakan hemat biaya? Karena, disini dibebaskan dari seluruh biaya operasional. Perusahaan tidak perlu sewa tanah maupun gedung hingga puluhan juta per bulan.

Selain itu, hemat biaya pula dari pelaksanaan bisnis sehari-hari. Menggunakan virtual office, tidak perlu memikirkan gaji yang dikeluarkan untuk pegawai administratif. Karena, semuanya dijalankan dan diakses dengan sistem daring.

Di sini pun tidak perlu memikirkan biaya harian yang mungkin saja dikeluarkan untuk karyawan. Contohnya uang makan dan transportasi setiap hari. Tidak perlu juga melakukan pengadaan barang operasional seperti yang dilakukan di kantor fisik.

2. Lebih Fleksibel

Selanjutnya, keuntungan virtual office yaitu mendapatkan fleksibilitas. Karena ini memang tujuan virtual office bagi perusahaan. Dengan sistem daring, pekerjaan lebih fleksibel untuk diselesaikan kapan saja dan dari lokasi mana pun.

Akses ke ruang rapat juga lebih mudah apabila menggunakan kantor virtual. Tidak perlu bertemu langsung atau menyewa ruangan khusus. Melainkan diakses lewat perangkat yang tersambung ke jaringan internet, bisa gawai atau laptop.

Fleksibilitas itu penting untuk pekerjaan yang sepenuhnya dilakukan dengan sistem remote. Tanpa harus keluar rumah, tugas bisa diselesaikan. Hal tersebut memberikan dampak bagus bagi perusahaan, karena meminimalisir gesekan antar pekerja.

3. Kemudahan Akses ke Sumber Daya Bisnis

Keuntungan ketiga jika menyewa virtual office adalah mendapatkan akses ke sumber daya bisnis secara bebas. Kapan saja ingin mengakses, tinggal buka perangkat. Sistem seperti ini tidak menemukan banyak kendala, asal jaringan lancar.

Contoh kecilnya saat ingin melakukan koordinasi dengan karyawan. Jika tidak memungkinkan bertemu langsung, bisa menghubunginya secara virtual. Termasuk juga melakukan rapat dengan klien atau rekan bisnis.

Contoh Virtual Office di Indonesia

Selanjutnya dibahas lebih jauh tentang apa itu virtual office dan contohnya yang terdapat di Indonesia. Banyak sekali kantor virtual yang bisa disewa untuk pekerjaan profesional. Masing-masing pun memberikan layanan dan penawaran harga beragam.

Pada penjelasan ini akan memberikan contoh kantor-kantor yang berlokasi di Jakarta. Kota tersebut memang cocok kalau dijadikan sebagai pusat usaha, meskipun secara virtual. Inilah beberapa contohnya:

1. vOffice

Contoh pertama yaitu kantor virtual yang berlokasi di dua kota besar, yakni Surabaya dan Jakarta. Bahkan di Jakarta sendiri tersebut hingga lebih dari 10 titik. Paket harga yang dapat disewa dari vOffice beragam.

Untuk paket dengan harga paling murah, mulai dari Rp5,5 juta per tahunnya. Fasilitas yang diperoleh memang lumayan lengkap. Penyewa akan diberikan alamat kantor, notifikasi email, layanan forwarding lewat surat, hingga ruang pertemuan.

Kalau paket paling mahal, per tahun mencapai Rp76 juta. Dalam paket eksklusif ini akan mendapatkan beberapa layanan tambahan. Contohnya seperti resepsionis virtual yang profesional dan operator pribadi.

2. CEO Suite

Contoh berikutnya yaitu CEO Suite yang menyebar di seluruh Asia. Kalau di Indonesia, berlokasi di Jakarta dan terbesar dalam tiga alamat. Ada yang bertempat di Wisma GKBI Sudirman, BEI, dan One Pasific Place.

CEO Suite juga menawarkan tiga paket harga yang berbeda. Untuk harganya sendiri mulai Rp5,6 juta sampai Rp 12 juta tiap bulan. Tapi penyewa dapat mencoba menggunakan layanan promosi untuk free trial selama 30 hari.

Dengan harga tersebut, penyewa mendapatkan layanan cukup lengkap dalam kantor virtualnya. Selain alamat, akan diberikan layanan penjawab bilingual dan notifikasi email. Ada pula kantor fisik yang dapat dipakai selama tujuh hari dalam periode satu bulan.

3. Marquee Executive Office

Penjelasan selanjutnya tentang apa itu virtual office dan contohnya di Indonesia dari Marquee Executive Office. Kantor ini tersebar di sembilan titik yang ada di Jakarta. Mulai dari yang berlokasi di TB Simatupang hingga Rasuna Said.

Kantor virtual Marquee mempunyai enam paket kantor. Harganya sangat murah, antara Rp500.000 sampai Rp2.000.000. Penyewa berhak memperoleh fasilitas komunikasi instan, klien in house, ruang rapat, serta alamat.

Demikian penjelasan apa itu virtual office dan contohnya yang terdapat di Indonesia. Virtual office merupakan kantor yang menggunakan cara kerja secara virtual. Jadi penyewa hanya mendapatkan alamat tanpa memiliki kantor fisik.

Virtual office bisa menjadi pertimbangan yang bagus, khususnya bisnis startup. Banyak manfaat sewa kantor virtual. Selain biaya hemat, tapi juga bisa memenuhi kebutuhan bisnis dengan lebih efisien dan fleksibel.