5 Konsep Tata Ruang Kantor Ideal dan Efektif untuk Bekerja

Tata ruang kantor adalah hal yang wajib diperhatikan oleh semua perusahaan. Tempat kerja bagi karyawan haruslah dibuat senyaman mungkin, agar lebih fokus ketika bekerja. Desain ruang yang ideal dan efektif, bisa jadi pilihan dalam penataan.

Merupakan hal lumrah kalau dalam bekerja harus punya ruangan yang ideal. Karena kondisi dan suasananya dapat mempengaruhi semangat kerja. Ketika tata ruangnya nyaman, sudah pasti produktivitas dan kreativitas akan meningkat.

Penataan ruang kantor bisa mengusung berbagai konsep. Mulai dari yang mendesain terbuka, penggunaan space bersama, privat, hingga virtual. Berikut akan diuraikan masing-masing konsep lengkap dengan keuntungan serta kekurangannya.

Konsep Tata Ruang Kantor Ideal dan Efektif

 

Pada mulanya perusahaan lebih banyak mendesain tata ruang kantor tertutup dan memberikan privasi kepada karyawan. Salah satunya dengan membuat kubikel. Tapi ternyata konsep seperti itu makin lama membosankan dan monoton.

Melihat pentingnya tempat yang nyaman untuk kerja, pemilik bisnis harus mampu mengusung konsep ideal. Cari desain efektif dan lebih modern, terutama untuk usaha rintisan. Contohnya seperti lima jenis tata ruang kantor di bawah:

1. Konsep Open Space

Konsep yang pertama adalah open space atau ruang terbuka. Tata ruang kantor terbuka ini tidak menggunakan pemisah atau sekat yang biasa dipakai pada desain kubikel. Jadi, kantornya akan tampak lebih luas dan memberikan kemudahan komunikasi antar karyawan.

Jika memiliki kantor yang kecil, tata ruang terbuka atau open space bisa menjadi pilihan yang tepat. Sebab desain tersebut akan menghasilkan kesan yang lega. Para karyawan juga bebas melakukan diskusi, sebab tiap individu bekerja berdampingan.

Konsep terbuka lebih sering digunakan oleh perusahaan startup maupun bisnis mikro. Selain itu juga cocok jika dalam kantor membutuhkan banyak komunikasi. Freelancer yang ingin membuka kantor pun bisa mengusung konsep ini.

Konsep open space memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan. Sudah pasti salah satunya bisa meningkatkan produktivitas. Manfaat lainnya yaitu:

• Ruangan akan terasa lebih lega, apalagi kalau ukurannya kecil.
• Memberikan kenyamanan dan keleluasaan kepada karyawan.
• Memudahkan kerja sama tim yang memerlukan koordinasi dan komunikasi.
• Pembagian ruang maupun tim lebih mudah.
• Desainnya fleksibel untuk ditata ulang.
• Perawatannya tidak sulit.
• Penggunaan meja tidak banyak, sehingga memudahkan penyesuaian.

Tapi di samping manfaat tersebut, ruang kantor yang terbuka ternyata juga memiliki kekurangan. Beberapa di antaranya yaitu:

• Suasana gaduh sebab meja karyawan berdekatan.
• Tidak bisa fokus kerja karena konsentrasi terganggu.
• Fasilitas kantor tidak dikhususkan untuk tiap individu.
• Sulit menjaga informasi yang bersifat confidential.

Dalam mendesain terbuka, ada beberapa contoh yang bisa ditiru. Seperti gaya minimalis yang tidak membutuhkan banyak ornamen, asal semua aspek kantor dapat diakses. Bisa pula menggunakan gaya kreatif dengan menampilkan warna-warna ekspresif.

2. Konsep Workstation

Bagi pebisnis pemula yang belum punya kantor sendiri, bisa menggunakan konsep ini dalam menentukan tata ruang. Workstation merupakan jenis rental space yang dihitung berdasarkan jumlah meja. Jadi, ini disesuaikan kebutuhan perusahaan.

Kalau biasanya harga ditentukan berdasarkan luas ruangan, lain hal dengan workstation. Ketika keperluan meja sedikit, otomatis biayanya lebih murah. Meski begitu tetap mendapatkan fasilitas pendukung, seperti listrik dan WiFi.

Seperti konsep sebelumnya, workstation juga memiliki berbagai kelebihan. Keuntungan ketika menggunakan workstation yaitu:

• Murah. Harga tidak ditentukan oleh bangunan, tapi jumlah unit yang digunakan. Jadi cocok untuk modal minim.
• Lokasi strategis. Kantor memiliki alamat yang strategis dan memberikan kemudahan akses. Alamat yang didapatkan juga fakta.
• Efisiensi dana. Anggaran kantor tidak akan habis untuk operasional. Pemilik usaha dapat mengalihkannya untuk kegiatan produksi.

Setiap keuntungan yang dibawa, pasti ada kekurangannya. Workstation bisa mengakibatkan kerugian ketika kantor mulai berkembang. Sebab tata ruang dan alamat seperti itu dianggap kurang profesional. Bahkan mungkin saja dihapus dari nominasi tender.

Meski begitu, untuk pebisnis pemula ini memang bisa jadi solusi yang bagus. Contoh penataan ruang yang ideal yaitu dengan menentukan jumlah meja terlebih dahulu. Kemudian disesuaikan berdasarkan job desk dan kedudukan masing-masing karyawan.

3. Konsep Coworking Space

Tata ruang kantor yang baik selanjutnya adalah coworking space. Saat ini, konsep tersebut memang tengah populer. Sistemnya yaitu satu kantor yang digunakan secara bersamaan, bahkan tidak hanya satu perusahaan.

Kalau dilihat secara umum memang mirip dengan konsep terbuka. Tapi dalam satu ruang tersebut dipakai para karyawan yang berbeda instansi. Fasilitas coworking space juga lengkap, seperti pantry, ruang meeting, mesin kopi, WiFi, dan lainnya.

Bagi pebisnis perintis, menggunakan konsep coworking space mendatangkan berbagai keuntungan. Beberapa di antaranya yaitu:

• Karena tidak perlu sewa gedung, biayanya lebih murah.
• Tidak membutuhkan biaya perawatan.
• Memudahkan komunikasi antar rekan kerja sehingga meningkatkan semangat kerja tim.
• Suasana kerja lebih fleksibel.
• Mendapatkan networking luas, sehingga ide dapat berkembang.
• Pengaturan ruang kerja mudah.

Sedangkan, kekurangannya tata ruang coworking space kurang bisa menjaga privasi, terlebih saat terlibat diskusi rahasia. Banyak gangguan pula dari sekitar yang diakibatkan kurang konsentrasi. Soal desain, tidak dapat leluasa melakukan pengubahan.

Ada berbagai contoh kantor co-working space yang ideal. Pemilik perusahaan bisa membuat tata ruang kantor berpanorama dengan menggunakan warna colorful. Atau dapat mendesain ala cafe yang cozy dan memakai banyak ornamen kayu.

4. Konsep Private Office

Konsep keempat yang ideal efektif bagi kantor adalah private office atau penataan kantor pribadi. Ini merupakan ruang  yang terpisah dari lingkungan umum dan memberikan privasi dalam menjalankan pekerjaan. Kantor seperti ini, dapat meningkatkan produktivitas karena karyawan bisa lebih fokus.

Bisa dikatakan pula kalau private office masuk dalam konsep tata ruang kantor bersekat. Sebab antara masing-masing divisi dibuatkan pemisah. Begitu pula akses ke ruang pemimpin yang dibatasi.

Contoh konsep private office yang ideal yaitu dengan membuat beberapa ruangan. Paling utama menempatkan ruang pimpinan dan karyawan secara terpisah. Kemudian menambahkan ruangan untuk simpan dokumen khusus.

Perusahaan yang menggunakan konsep private office mendapatkan berbagai keuntungan. Selain meningkatkan konsentrasi, kelebihan lainnya yaitu:

• Karyawan nyaman bekerja, sehingga produktivitas meningkat.
• Fasilitas kantor dapat disesuaikan dengan fokus pekerjaan.
• Berada di alamat yang strategis.
• Biaya sewa rendah.
• Fasilitas lengkap.

Tapi sayangnya, kekurangan private office memberikan jarak yang jauh antara pimpinan dan karyawan. Para pekerja seperti sungkan jika hendak berkonsultasi soal tugas kerja. Selain itu, terkadang harus berbagi dengan perusahaan lain yang masih satu lantai.

5. Konsep Virtual Office

Virtual office adalah fasilitas dari sewa kantor yang hanya mendapat alamat secara virtual. Perusahaan memang dapat layanan seperti biasanya, tapi semuanya tidak dalam bentuk fisik. Termasuk juga fasilitas resepsionis, surat menyurat, dan meeting room.

Virtual office juga punya keuntungan dan kekurangan. Kelebihan dari konsep ini adalah:

• Fleksibel soal waktu karena karyawan dapat kerja dari manapun.
• Dapat mempengaruhi produktivitas sehingga lebih produktif.
• Biaya sedikit karena tidak ada sewa kantor.
• Tidak perlu melakukan perawatan.

Kalau soal kekurangan, menggunakan virtual office membuat komunikasi antar tim terbatas. Paling riskan lagi adalah risiko keamanan dan tidak memiliki privasi. Apalagi jika di perusahaan banyak data sensitif.

Itulah konsep penataan ruangan kantor yang dapat ditiru. Perusahaan bisa menggunakan konsep terbuka, coworking space, private, virtual, maupun workstation. Bahkan mungkin menerapkan tata ruang kantor gabungan beberapa konsep. Pilihlah tata ruang kantor yang sesuai dengan budaya kerja perusahaan dan bisa menunjang kenyamanan para karyawan.

Tata ruang memang penting diperhatikan. Sebab konsep yang ideal dan efektif bisa membuat karyawan nyaman bekerja dan meningkatkan semangat kerja. Dampaknya yaitu meningkatkan produktivitas.

Jika Anda sedang mencari kantor atau coworking space yang sesuai dengan kebutuhan Anda, coba cari di Workfrom! Di sana, Anda akan menemukan berbagai pilihan ruang kerja dengan harga dan fasilitas yang beragam.

Selalu ada ruangan untuk setiap pekerjaan dan Anda pasti akan menemukan tempat yang cocok untuk meningkatkan produktivitas dan kenyamanan kerja Anda. Jadi, mulailah mencari sekarang dan temukan kantor atau coworking space yang sesuai dengan kebutuhan Anda di Workfrom!