Tips Jitu Meningkatkan Efisiensi Kerja Karyawan

Efisiensi kerja adalah bagian penting yang dapat mewujudkan hasil positif dalam lingkungan perusahaan. Secara definisi, efisiensi dalam bekerja merupakan upaya menemukan cara untuk bekerja sehingga terasa lebih ringan dan cepat namun hasilnya tetap baik.

Arti efisiensi kerja bukan berarti asal bekerja cepat. Perlu ada perencanaan, pengelolaan, dan uji coba sampai menemukan formula yang tepat. Sebab, kemampuan kerja orang berbeda-beda. Ada yang cocok metode A, ada yang lebih efisien dengan metode B.

Setiap karyawan perlu mengenal ritmenya untuk mencapai efisiensi. Mengapa efisiensi dalam bekerja perlu ditingkatkan? Bila sudah mengetahui caranya, pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih sederhana, namun bisa memberikan hasil maksimal. Banyak waktu yang bisa dihemat oleh pekerja dan hasil lebih berkualitas dapat dicapai.

Efisiensi Kerja untuk Hasil yang Maksimal

Daripada bekerja terlalu keras, beberapa bagian bisa dibuat lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas. Tidak perlu risau bisa masih belum bisa mengenali cara yang pas untuk bekerja secara efisien, berikut ada beberapa tips yang dapat diterapkan agar kinerja lebih efisien:

1. Perencanaan yang Tepat

Perencanaan merupakan tahap awal yang dapat mengantarkan seseorang menuju efisiensi kerja. Dengan menyusun rencana, seseorang akan terbantu untuk menentukan langkah, mencapai hasil, memprediksi dan mempersiapkan berbagai kemungkinan.

Membuat rencana dapat memberikan arahan yang jelas kepada seseorang, termasuk terkait pekerjaannya. Apalagi jika pekerjaan sudah semakin kompleks dan tanggung jawab bertambah besar, menyusun rencana sangat efisien untuk persiapan jangka panjang. Seperti apa gambaran rencana tersebut?

• Menentukan prioritas tugas dan membuat jadwal kerja yang terstruktur. Buatlah jadwal kerja berupa apa saja tugas-tugas yang perlu dilakukan. Tentukan mana yang menjadi prioritas sesuai tingkat kepentingannya, agar terpecah-pecah fokusnya.
• Menggunakan alat bantu seperti to-do-list atau kalender untuk mengorganisir pekerjaan. Saat ini tersedia berbagai tools/alat yang dapat membantu mengatur pekerjaan, dapat disesuaikan dengan preferensi pribadi, sehingga kinerja lebih teratur dan tahu apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu.

2. Pengelolaan Jam Kerja yang Efektif

Tidaklah salah jika istilah menyebutkan bahwa waktu adalah uang. Pasalnya, waktu sangat berharga. Seringkali orang mengalami kegagalan, karena tidak cukup waktu. Waktu yang tersedia justru digunakan untuk hal-hal yang manfaatnya tidak jelas.

Begitu juga dalam lingkup kerja, kemampuan untuk mengelola waktu dengan efektif perlu dipelajari. Dengan begitu, pekerjaan tidak akan keteteran. Dari segi pengelolaan waktu, bisa melakukan beberapa hal ini:

• Mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan waktu yang tidak produktif. Efisiensi kerja berkaitan dengan bagaimana seseorang menggunakan waktunya. Coba identifikasi kapan waktu terbuang banyak karena hal yang sebenarnya bisa disederhanakan.
• Menggunakan teknik manajemen waktu, seperti pomodoro technique atau time blocking, untuk meningkatkan fokus dan produktivitas kerja. Pomodoro adalah teknik kerja-rehat-kerja-rehat dengan waktu yang konsisten. Misalnya 50 menit bekerja dan 15 menit beristirahat, sehingga tidak jenuh dan dapat mengumpulkan ide.

3. Delegasi Tugas yang Tepat

Efisiensi kerja karyawan berhubungan dengan bagaimana tugas dibagikan kepada masing-masing anggota tim. Cara ini sebenarnya tergantung dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Misalnya menempatkan karyawan dengan kemampuan tertentu menjadi satu tim, dan lain-lain.

Setiap orang memiliki karakter, kompetensi, dan cara berpikir yang berbeda. Ini adalah tantangan tersendiri untuk menjadikan orang-orang tersebut dalam satu tim. Namun jika dikelola dengan baik, dapat menyelesaikan pekerjaan sedemikian rupa dalam bekerja. Maka dari itulah diperlukan beberapa hal berikut:

• Mengenali tugas yang dapat didelegasikan kepada rekan kerja atau tim. Ada jenis tugas yang lebih efisien jika dikerjakan bersama tim, karena itulah perlu ada pembagian tugas. Dengan begitu, bebannya tidak menumpuk di satu orang saja.
• Mendelegasikan tugas sesuai dengan keahlian dan kapabilitas anggota tim. Kenali karakter dan kompetensi anggota tim. Bagikan pekerjaan yang dapat dikerjakan secara efisien, namun berikan kesempatan agar semua dapat berkembang, bukan hanya yang sudah kompeten.

4. Komunikasi yang Efektif

Jika membicarakan tentang apa itu efisiensi kerja, komunikasi menjadi faktor yang tak terlupakan. Komunikasi merupakan alat utama untuk menjalin kerjasama dengan tim dalam lingkup pekerjaan. Setiap pekerjaan berhubungan dengan orang lain, karena itulah memerlukan hal ini:

• Memastikan komunikasi yang jelas dan terbuka, dengan rekan kerja dan atasan. Mengkomunikasikan proses kerja secara jelas, runtut, dan terbuka sehingga dapat memahami kesulitan dan progress masing-masing. Keterbukaan ini dapat membuka ruang untuk saling berkompromi dan mengembangkan diri.
• Menggunakan alat komunikasi yang efisien, seperti email, aplikasi pesan instan, atau platform kolaborasi tim. Platform tersebut perlu dimanfaatkan dengan bijak sehingga mampu menjembatani informasi antar orang, bahkan antar tim yang lebih besar lagi. Harapannya, bisa menyelesaikan tugas bersama.

5. Automatisasi dan Penggunaan Teknologi

Peran teknologi menjadi tak terelakkan sejak satu dekade terakhir. Gempuran teknologi, automatisasi di segala sisi menjadikan pekerjaan seharusnya lebih efisien, bukan sebaliknya. Pemanfaatan teknologi sudah terbukti meningkatkan taraf kehidupan banyak orang.

Banyak hal yang bisa disederhanakan melalui teknologi, sehingga dapat berfokus ke pengembangan usaha dan keterampilan. Bekerja dengan memanfaatkan teknologi bisa memperbaiki efisiensi kinerja, dengan beberapa cara:

• Menggunakan alat dan teknologi yang dapat mengotomatiskan tugas-tugas rutin. Tugas yang tadinya memerlukan banyak waktu dan usaha untuk diselesaikan, sekarang dapat terbantu dengan adanya teknologi. Tentunya didukung dengan kemauan untuk mempelajari automatisasi tersebut agar bermanfaat jangka panjang.
• Menerapkan software atau aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi kerja, seperti alat manajemen proyek atau alat penjadwalan. Dengan memahami sistem kerja dengan bantuan software tertentu, beberapa hal dapat dikerjakan dengan lebih minim effort dan tanpa mengorbankan kualitas.

6. Peningkatan Keterampilan dan Pengetahuan

Setiap orang berhak untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dirinya. Begitu juga yang berkaitan dengan pekerjaan. Sebab, meningkatnya pengetahuan dan keterampilan dapat membuat pekerajaan lebih mudah untuk dihadapi. Pekerjaan bisa diselesaikan tanpa banyak bersusah payah seperti sebelumnya.

Ini tidak berarti mencari kemudahan semata dalam bekerja, namun menyederhanakan hal-hal yang seharusnya bisa disederhanakan. Waktu sangat berharga, sangat disayangkan jika terbuang karena fokus ke tugas yang bisa dikerjakan dengan lebih ringan. Apa saja tindakan yang dapat dilakukan?

• Terus mengembangkan keterampilan yang relevan dengan pekerjaan. Menjadi ahli dalam satu bidang secara dalam dan berkelanjutan adalah aset berharga. Dengan menguasai suatu bidang dengan skill yang terus bertambah, semakin efisien dan sulit digantikan orang lain.
• Mengikuti pelatihan, kursus, atau seminar untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas. Saat ini akses untuk meningkatkan kemampuan diri terbuka lebar, tinggal bagaimana orang pandai-pandai mencari sumber terpercaya. Mengasah kemampuan diri dapat berujung pada kinerja yang semakin efisien.

Demikian beberapa tips untuk meningkatkan efisiensi kerja agar bisa lebih teratur dalam dunia kerja. Keteraturan dan persiapan matang dapat mempersiapkan seseorang untuk berbagai kemungkinan yang bisa terjadi pada karir di masa mendatang. Selain itu, pekerjaan juga bisa lebih ringan dibandingkan sebelumnya.

Meski tidak terlepas dari tantangan, yang penting adalah bagaimana membuat pekerjaan tersebut terasa lebih ringan. Dengan meminimalisir tekanan selama bekerja, dapatkan kemampuan berpikir dan suasana yang lebih optimal. Sehingga hasil kerjanya pun lebih baik.

Tertarik untuk mengupas lebih lanjut terkait kantor? Cek Workfrom sekarang!